Nama : Samira Dewi
Kelas : 1DB11
Npm : 38111246
Koordinasi
Koordinasi didefinisikan sebagai proses pengintegrasian ( penyatuan )
tujuan dan kegiatan perusahaan pada satuan yang terpisah dalam suatu organisasi
untuk mencapai tujuan organisasi secara efisien.
Koordinasi dibutuhkan sekali oleh para karyawan, sebab tanpa
koordinasi setiap karyawan tidak mempunyai pegangan mana yang harus
diikuti, yang akhirnya akan merugikan organisasi itusendiri.
Pedoman Koordinasi
1.
Koordinasi harus terpusat, sehingga ada unsur
pengendalian guna menghindari tiapbagian bergerak sendiri-sendiri yang
merupakan kodrat yang telah ada dalam setiapbagian, ingat bahwa organisasi
merupakan kumpulan dari orang-orang yang punyakebutuhan dan keinginan berbeda.
2.
Koordinasi harus terpadu, keterpaduan pekerjaan
menunjukkan keadaan yang salingmengisi dan
memberi.
3.
Koordinasi harus berkesinambungan, yaitu rangkaian
kegiatan yang saling menyambung,selalu terjadi, selalu diusahakan dan selalu
ditegaskan adanya keterkaitan dengankegiatan
sebelumnya.
4.
Koordinasi harus menggunakan pendekatan multi
instansional, dengan ujud salingmemberikan informasi yang relevan untuk
menghindarkan saling tumpang tindih tugasyang satu dengan tugas yang lain.
A. Kebutuhan Akan Koordinasi
Untuk melihat kemampuan seorang manajer sebagai pemimpin ( atasan ) dalam melakukankoordinasi dilihat
dari besar kecilnya jumlah bawahan yang ada dalam tanggung jawabnya,
yangdikenal sebagai rentang manajemen. Koodinasi dibutuhkan sekali oleh para
karyawannya,sebabtanpa koordinasi setiap karyawan tidak mempunyai pegangan mana
yang harus diikuti, sehinggaakan merugikan
organisasi itu sendiri.
Dengan koordinasi diharapkan keharmonisan atau keserasian seluruh
kegiatan untuk mencapaitujuan yang diharapkan. Sehingga tiap departemen atau
perusahaan atau bagian menjadiseimbang dan selaras. Koordinasi merupakan usaha
untuk menciptakan keadaan yang berupa tigaS,yaitu serasi,selaras dan seimbang.
Kebutuhan koordinasi tergantung pada sifat dan kebutuhankomunikasi dalam
pelaksanaan tugas dan derajat ketergantungan dari tiap satuan pelaksanaan.
Prinsip rentang manajemen berkaitan erat dengan jumlah bawahan yang
dapat dikendalikansecara efektif oleh manajer
atau atasan. Antara rentang manajemen dan koordinasi salingberhubungan
erat. Ada anggapan bahwa semakin besar jumlah rentangan semakin sulit untuk mengkoordinasikan kegiatan bawahan secara efektif.
Terdapat 3 (tiga) macam saling ketergantungan di antara satuan-satuan
organisasi seperti diungkapkan oleh James D. Thompson (Handoko,
2003:196), yaitu:
1.
Saling
ketergantungan yang menyatu (pooled interdependence)
bila satuan-satuan organisasi
tidak saling tergantung satu dengan yang lain dalam melaksanakan kegiatan
harian tetapi tergantung pada pelaksanaan kerja setiap satuan yang memuaskan
untuk suatu hasil akhir.
2.
Saling
ketergantungan yang berurutan (sequential interdependece)
di mana suatu satuan organisasi
harus melakukan pekerjaannya terlebih dulu sebelum satuan yang lain
dapat bekerja.
3.
Saling
ketergantungan timbal balik (reciprocal interdependence)
merupakan hubungan member dan
menerima antar satuan organisasi. Ketiga hubungan salingketergantungan ini dapat digambarkan seperti terlihat
pada diagram berikut ini.
B. Masalah -
masalah Pencapaian Koordinasi Yang Efektif
1.
Perbedaan dalam orientasi terhadap tujuan tertentu
Para anggota dari departemen yang berbeda mengembangkan
pandangan-pandangan mereka sendiri tentang bagaimana cara mencapai kepentingan
organisasi yang baik.
2.
Perbedaan dalam oriantasi waktu
Manajer akan lebih memperhatikan masalah-masalah yang
harus dipecahkan segera atau dalam periode waktu pendek. Bagian penelitian dan
pengembangan lebih terlibat dengan masalah-masalah jangka panjang.
3.
Perbedaan
dalam orientasi antar pribadi
Kegiatan produksi memerlukan komunikasi dan pembuatan
keputusan yang cepat agar prosesnya lancar, sedang bagian penelitian dan
pengembangan mungkin dapat lebih santai dan setiap orang dapat mengemukakan
pendapat serta berdiskusi satu dengan yang lain.
4.
Perbedaan
dalam formalitas struktur
Setiap tipe satuan dalam organisasi mungkin mempunyai
metoda-metoda dan standar-standar yang berbeda untuk mengevaluasi program
terhadap tujuan dan untuk balas jasa bagi karyawan.
C. Pendekatan - Pendekatan Untuk Mencapai Koordinasi Yang Efektif
Komunikasi
adalah kunci koordinasi yang efektif. Koordinasi secara langsung tergantung pada perolehan, penyebaran dan
pemrosesan informasi. Semakin besar ketidakpastian tugas yang dikoordinasi,
semakin membutuhkan informasi. Pada dasarnya koordinasi merupakan pemrosesan
informasi.
Tiga Pendekatan untuk pencapaian koordinasi yang efektif:
Tiga Pendekatan untuk pencapaian koordinasi yang efektif:
1. Teknik -Teknik Manajemen Dasar
Dengan mempergunakan teknik-teknik manajemen dasar :
hirarki manajerial, rencana dan tujuan sebagai pengarah umum kegiatan-kegiatan
serta aturan-aturan dan prosedur-prosedur.
2. Meningkatkan Koordinasi
Potensial
Menjadi diperlukan bila bermacam-macam satuan organisasi
menjadi saling tergantung dan lebih luas dalam ukuran dan fungsi.
3. Mengurangi Kebutuhan Akan
Koordinasi
Dalam beberapa situasi adalah tidak efisien untuk
mengembangkan cara pengkoordinasian tambahan. Ini dapat dilakukan dengan
penyediaan tambahan smber daya-sumber daya untuk satuan-satuan organisasi atau
penglompokan kembali satuan-satuan organisasi agar tugas-tugas dapat berdiri
sendiri.
D. Mekanisme
teknik manajemen dasar
·
Hirarki
manajerial.
Rantai perintah, aliran informasi dan kerja, wewenag
formal, hubungan tanggung jawab dan akuntanbilitas yang jelas dapat menumbuhkan
integrasi bila dirumuskan secara jelas serta dilaksanakan dengan pengarahan
yang tepat.
·
Aturan
dan prosedur.
Adalah keputusan-keputusan manajerial yang dibuat untuk
menangani kejadian-kejadian rutin, sehingga dapat juga menjadi peralatan yang
efisien untuk koordinasi dan pengawasan rutin.
·
Rencana
dan penetapan tujuan
Pengembangannya dapat digunakan untuk pengoordinasian
melalui pengarah seluruh satuan orgaisasi terhadap sasaran-sasaran yang sama.
Ini diperlukan bila aturan dan prosedur tidak mampu lagi memproses seluruh
informasi yang dibutuhkan untuk mengoordinasikan kegiatan-kegiatan
satuan-satuan oraganisasi.
E. Meningakatkan koordinasi
potensial
Meningkatkan
koordinasi potensial menjadi diperlukan bila bermacam-macam satuan organisasi
menjadi saling tergantung dan lebih luas dalam ukuran dan fungsi.
Koordinasi ini dapat di tingkatkan melalui dua cara, yaitu :
a.
Sistem
informasi vertikal.
Adalah peralatan melalui mana data disalurkan melewati tingkatan-tingkatan
organisasi. Komunikasi dapat terjadi di dalam atau di luar rantai perintah.
Sistem informasi manajemen telah dikembangkan dalam kegiatan-kegiatan seperti
pemasaran, keuangan, produksi, dan operasi-operasi internasional untuk
meningkatkan informasi yang tersedia bagi perencanaan, koordinasi, dan
pengawasan.
b.
Hubungan-hubungan
lateral (harizontal).
Melalui pemotongan rantai perintah, hubungan-hubungan
lateral membiarkan informasi dipertukarkan dan keputusan dibuat pada tingkat
hirarki dimana informasi yang dibutuhkan ada.
F. Pengurangan Kebutuhan akan
Koordinasi
Dalam
beberapa situasi adalah tidak efisien untuk mengembangkan cara pengkoordinasian
tambahan. Ini dapat dilakukan dengan penyediaan tambahan smber daya-sumber daya
untuk satuan-satuan organisasi atau penglompokan kembali satuan-satuan organisasi
agar tugas-tugas dapat berdiri sendiri.
a.
Penciptaan
sumber daya-sumber daya tambahan.
Sumber daya-sumber daya tambahan memberikan kelonggaran
bagi satuan-satuan kerja. Penambahan tenaga kerja, bahan baku atau waktu, tugas
diperingan dan masalah-masalah yang timbul berkurang.
b.
Penciptaan
tugas-tugas yang dapat berdiri sendiri.
Teknik ini mengurangi kebutuhan koordinasi dengan mengubah
karakter satuan-satuan organisasi. Kelompok tugas yang dapat berdiri sendiri
diserahi suatu tanggung jawab penuh salah satu organisasi operasi (perusahaan).
Sumber :
Tidak ada komentar:
Posting Komentar